“Het gaat niet over verzuim, het gaat over het voeren van het juiste gesprek”

Wat was voor  Rijnstate de echte aanleiding om met verzuim aan de slag te gaan?

Selma Wilkeshuis, HRM adviseur en verzuimspecialist bij Rijnstate: “Binnen Rijnstate zijn we in 2017 begonnen om het denken over inzetbaarheid te veranderen. We willen met elkaar continu aandacht hebben voor de balans, werkdruk/ werkplezier en duurzame inzetbaarheid. Dit heeft o.a. geleid tot een aangepast re-integratiebeleid vanuit de gedragsmatige visie, het aanstellen van (CROV en F&V geschoolde) re-integratie adviseurs voor pro-actieve ondersteuning van medewerker en casemanager  en vanaf 2018 in een integraal traject met Falke & Verbaan om de gedragsmatige visie te implementeren rondom inzetbaarheid en verzuim. De rode draad van deze benadering is de kwaliteit van de arbeidsrelatie tussen medewerker en leidinggevende”.

Maaike Blom, Manager HR Rijnstate: “ Er was te weinig grip op verzuim, er was ook geen eenduidige aanpak. Dat vroeg om het creëren van meer overzicht en koers bepalen”.

We zijn nu 1,5  jaar later, hoe is de situatie nu? Welke interventies hebben het meest bijgedragen?

Maaike: “We zijn heel blij met de ingezette gedragsverandering, er zijn veel gesprekken en discussies gevoerd, maar dat is essentieel geweest voor waar we nu staan. Commitment op de gedragsmatige visie vanuit de top is belangrijk geweest, zonder dat hadden we deze verandering niet bereikt”. Selma: “We hebben nu een fundament gelegd waarop we kunnen teruggrijpen.  Bij het maken van keuzes,  het is mooi om te zien hoe iedereen dat nu doet. We krijgen steeds meer mensen mee in de gedragsmatige visie. En wat heel belangrijk is, is dat het geen ‘HR feestje’ is maar de verantwoordelijkheid in de lijn is neergelegd. De gespreksvaardigheden verder ontwikkelen van leidinggevenden aan de hand van het IJs-en Eisbergmodel, is heel waardevol geweest: ‘Het gaf de leidinggevende concrete handvaten om het ‘goede’ gesprek te voeren.’” Maaike: “er zijn hobbels geweest natuurlijk, maar juist door daar met elkaar bewust bij stil te staan, creëer je een structurele gezamenlijke verandering.   Het is geen ‘quick win’ project, maar beoogt een duurzame verandering. Een rustgevende gedachte zijn de tools voor gedragsverandering, je geeft ze mee om voor langere tijd uit de voeten te kunnen, daarmee bouwen we aan een structurele verandering in plaats van een vluchtige beweging. Uiteindelijk draaide het niet om trucje om de lopende re-integratietrajecten te verkorten, maar werken we aan de voorkant harder om niet in het verzuim terecht te komen. En we zijn naar de top 5 gestegen in de ranking in relatie tot onze branchegenoten.  Dat is zeker geen doel op zich, de echte winst zit hem natuurlijk in de gedragsverandering, maar het geeft ons de bevestiging dat we op de goede weg zijn”.

Hoe kijken jullie naar de toekomst, hoe gaan jullie de huidige situatie borgen?

Selma: “de basis is op orde, dat is fijn. Maar we zijn er nog niet. Het is belangrijk dat onze medewerkers goed meegenomen worden in de gedragsmatige visie. We staan daar uitgebreid bij stil tijdens medewerkersbijeenkomsten waarbij we worden ondersteund door Falke & Verbaan. Daarnaast gaan we de focus  nu nog meer verleggen op het voorkomen van verzuim en aandacht voor de medewerker”. Maaike: “Deze verworven gedragsverandering vraagt natuurlijk wel onderhoud, ook als het verzuim verder zakt, de verantwoordelijkheid bij iedereen moet helder blijven, het is van belang dat we nieuwe leidinggevenden en medewerkers goed in de visie blijven meenemen”. Onze re-integratie adviseurs hebben daar een belangrijke rol in.

Welke tip heb je voor anderen in jullie branche om verzuim aan te pakken?

Selma: “Het is essentieel dat de top meegenomen wordt in deze gedragsverandering en dat het geen ‘HR-feestje wordt. Het projectplan en grote vervolgstappen hebben we afgestemd met de RvB en het MT, aangezien het hun verandering is en wij daarin pro-actief ondersteunen vanuit onze expertise. De samenwerking met de Ondernemingsraad hebben we ook direct gezocht en ze betrokken bij alle stappen. Daardoor verliepen de formele stappen, zoals instemming op het re-integratiebeleid, heel prettig. Belangrijk in de gehele gedachte is dat je als leidinggevende niet voor een ‘voldongen feit wordt gezet’ maar dat je overlegt met elkaar over de beste oplossing. Voorkomen van verzuim en aandacht voor de medewerker zijn succesfactoren. Het is belangrijk om ‘de emotionele bankrekening’ vanaf dag 1 in het groen te houden, zowel van de medewerker als van de werkgever”. Maaike: “Uiteindelijk de focus kunnen leggen op preventie is belangrijk en zorgen voor een goede projectleider (Selma!) als je zo’n intensief cultuurproject instapt”.