COVID-19: Verlof of verzuim?

Het RIVM heeft maandagavond 23 maart nieuwe maatregelen bekend gemaakt. Lees hier de aangescherpte maatregelen. 

Gepubliceerd maandag 23 maart 10.00 op basis van de tot dan toe beschikbare informatie. Het kan zijn dat de actualiteit dit artikel inhaalt. 

Het verzuim neemt momenteel bij veel organisaties dusdanig toe dat de bedrijfsvoering in gevaar komt. We zagen dit al eerder bij scholen, maar nu ook in de zorg en het openbaar vervoer. Het verzuim heeft niet altijd direct te maken met coronavirus geïndiceerde klachten bij de medewerker. Op dit moment zien wij ook andere redenen van medewerkers om de keuze te maken om niet te gaan werken. Deze keuzes zijn wel vaak indirect corona gerelateerd. Die reden kan bijvoorbeeld angst zijn voor besmetting op het werk of een situatie waarbij ouders thuiswerken of thuis zijn voor de kinderen. Hierdoor hebben bedrijven vragen over ‘wanneer is er sprake van verzuim en/of wanneer van verlof’?

Verzuim of verlof?

Werkgevers die met bovenstaande vraag geconfronteerd worden, hebben vaak de neiging hiervoor gelijk de bedrijfsarts in te schakelen en een advies te vragen. Bedrijfsartsen hebben daar vaak moeite mee omdat zij zich dan in de rol van claimbeoordelaar gedrukt kunnen voelen. Een mogelijk gevolg is dat zij het probleem ongewild gaan medicaliseren. Andere werkgevers  maken andere keuzes. Zij sturen werknemers niet meteen naar de bedrijfsarts omdat ze de kwestie niet als verzuim willen behandelen maar als een andere vorm van verlof.  Denk hier bijvoorbeeld aan calamiteiten- of buitengewoon verlof. Maar men wil, om er zicht op te kunnen houden, dit wel kunnen registreren en monitoren.

Wanneer is er nu sprake van verzuim en wanneer verlof? We geven een aantal voorbeelden die u hier meer helderheid in kunnen geven:

Sprake van (vastgestelde) Corona virus

Medewerker meldt zijn leidinggevende dat hij een vastgestelde corona infectie heeft. Bij vaststelling van het corona virus adviseert de leidinggevende aan medewerker om niet op het werk te komen. Dit geldt voor zowel de zorg als in andere branches. De leidinggevende gaat na of de medewerker in contact is geweest met andere medewerkers en/of cliënten. Vervolgens meldt de leidinggevende dit aan de bedrijfsarts of GGD arts. Deze adviseert wat verdere acties zouden moeten zijn en legt dit vast in het medische dossier. De organisatorische maatregelen die naar aanleiding van het virus genomen moeten worden, worden zoveel mogelijk niet persoonsgebonden vastgelegd.

Er is sprake van klachten, maar geen sprake van koorts

Medewerker heeft klachten en is bang voor corona besmetting, maar heeft geen koorts. Voor de zorg geldt dat de leidinggevende kan aangeven dat er in dit geval geen reden is om thuis te blijven. Indien nodig wordt de bedrijfsarts geraadpleegd. Indien medewerker niet in de zorg werkt, geldt gewoon het reguliere verzuimbeleid van de organisatie. Medewerker en leidinggevende gaan in gesprek en maken afspraken. Blijf regelmatig in contact en maak afspraken met betrekking tot het werk die in deze situatie redelijk zijn.

Er is geen sprake van klachten, maar medewerker kan moeilijk thuiswerken

Wanneer een medewerker bij zijn leidinggevende aangeeft niet te kunnen (komen) werken omdat de kinderen thuis zijn en niet naar school of opvang kunnen, wijst de leidinggevende de medewerker op zijn verantwoordelijkheid richting werk en maakt hierover afspraken. Zo kan de medewerker bijvoorbeeld kijken of de partner niet bij toerbeurt voor de kinderen kan zorgen of dat er andere opvangmogelijkheden zijn. Mocht medewerker werken in een erkend vitaal beroep dan kan leidinggevende benadrukken dat de kinderopvang of onderwijsinstelling daarvoor blijft openstaan. Indien medewerker niet werkt of stelt te kunnen werken en er is geen sprake van arbeidsongeschiktheid dan mag de werkgever dit registreren als een andere vorm van verlof, indien het beleid van de organisatie dit toestaat. Het is dus belangrijk om als organisatie te kijken naar hoe het verlofbeleid er bij u uitziet. Uiteraard gaat dit in goed overleg en is dit afhankelijk van wat in deze situatie passend is.

Deze voorbeelden geven inzicht in wanneer er sprake is van verzuim of verlof. Wees er als organisatie dus alert op wanneer sprake is van verzuim of verlof. Zorg dat u het organisatiebeleid in deze situatie niet uit het oog verliest. Zijn er nog onduidelijkheden na het lezen van dit artikel of heb je een andere vraag? Schroom niet om ons te benaderen via mail of telefoonnummer 06-49772291.

Veelgestelde COVID-19 vragen

 Bekijk voor de meest actuele informatie de site van RIVM. Geschreven en gepubliceerd 17 maart, 9.30. Updates zullen schuingedrukt worden weergegeven. Laatste update 25 maart 11.00.

Het kan niemand ontgaan zijn, COVID-19 raakt iedereen. De situatie zal de komende periode wellicht nog per dag of zelfs per uur veranderen. Intern hebben wij er voor gezorgd dat collega’s thuis werken waar mogelijk en dat geplande afspraken zoveel mogelijk omgezet worden naar telefonische contacten. Ook wij volgen hierbij de richtlijnen van het RIVM.

Bij onze klanten krijgen wij veel vragen over het virus in relatie tot verzuim(-begeleiding). Hoewel er momenteel nog veel onduidelijkheid heerst, willen wij hieronder graag kort in gaan op een aantal veel gestelde vragen. Op sommigen kunnen wij een (gedragsmatig) advies geven, terwijl er bij andere vragen nog geen antwoorden bekend zijn. Indien dit verandert, laten wij dit zo spoedig mogelijk weten.

Veel gestelde vragen

1. Wat moet ik doen als ik verkouden ben of hoest? 

Volgens de RIVM richtlijnen is het belangrijk om thuis te blijven indien je last heb van verkoudheid, hoest of koorts. Mocht je in de zorg werken, dan gelden hier andere richtlijnen. Bij lichtere verkoudheden klachten is het advies om thuis te blijven, maar kan je in principe gewoon thuis werken. 24 Uur nadat je klachten verdwenen zijn, mag je weer naar het werk, de supermarkt etc. Sinds deze week geldt dat in het bovenstaande geval zelfs iedereen in uw gezin thuis moet blijven. U moet dus zelf ook thuisblijven als een van uw gezinsleden ziek wordt. Ga in overleg met je leidinggevende over of het mogelijk is om in dat geval thuis te werken. Overleg met je leidinggevende of bedrijfsarts indien je vragen hebt. (Toegevoegd 24 maart, 15.00)

2. Hoe om te gaan met het advies om zoveel mogelijk thuis te werken?

Indien de organisatie de mogelijkheid heeft om thuis te werken, is het advies hier zoveel mogelijk gebruik van te maken. Hierbij kunnen onduidelijkheden ontstaan. Ons advies: Maak afspraken met medewerkers over wat er precies van hen verwacht wordt. Welke werkzaamheden kunnen gedaan worden? En wat is hier voor nodig? Welke werkzaamheden zijn momenteel niet mogelijk? En ook belangrijk; wat wordt er (tijdelijk?) met de werkzaamheden gedaan die niet uitgevoerd kunnen worden? Maak met elke medewerker afspraken of zorg dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de afspraken/verwachtingen. Laat ook weten hoe er gecommuniceerd zal worden wanneer er veranderingen optreden.

3. Mijn medewerker kan thuiswerken, maar heeft ook diens kinderen thuis. Hoe is dit te combineren?

Raad aan de opvang – indien mogelijk – af te wisselen met partner. Medewerker kan hier ook initiatieven in nemen wat voor hem/haar het beste werkt. Daarnaast is het advies ook hierover afspraken te maken tussen werkgever en medewerker.

Het advies aan medewerker: Probeer de kinderen zoveel mogelijk structuur en duidelijkheid te geven. Hou indien mogelijk een bekend dagritme aan en/of maak een planning voor de indeling van de dag. (Bijvoorbeeld om 10.00 spelen en om 11.00 lezen, of in de ochtend basisvakken en in de middag creatieve vakken).  Informeer bij de school welke voorzieningen zij aanbieden voor thuisscholing/vermaak van kinderen. Zie voor meer praktische tips deze link.

4. Wat als medewerker al in verzuim zit en ook nog te maken krijgt met een COVID-19-besmetting?

Wet en regelgeving is op dit moment nog gewoon leidend, dus de procesgang/termijnen omtrent de Wet verbetering Poortwachter (WVP) loopt ook gewoon door. Ons advies is om praktisch met de verwachtingen en termijnen om te gaan. Denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om een bedrijfsarts telefonische spreekuren te laten doen net zoals contactmomenten/afspraken met re-integrerende medewerkers. Maak hierin ook dezelfde afwegingen over hoe dit contact verloopt zoals de richtlijnen van het RIVM.

5.  Wanneer is er sprake van verzuim en wanneer van verlof? (toevoegen aan website onderaan)

Voor verzuim gelden in principe nog steeds dezelfde richtlijnen als normaal. Op dit moment lopen veel werkgevers aan tegen werknemers die niet naar het werk (kunnen) komen. Dit kunnen verschillende redenen zijn. Bijvoorbeeld omdat ze bang zijn om Corona op te lopen op het werk of omdat de kinderen thuis zijn. Kijk goed in de richtlijnen van jouw organisatie om te kijken wat de verlofregelingen zijn en bespreek met de medewerker wanneer er sprake is van verzuim of verlof. Zie onze blog verzuim of verlof voor meer informatie (Toegevoegd 23 maart, 15.00)

Onduidelijkheid re-integratieverplichting

Nog niet bekend is wat het advies om sociale contacten te vermijden gaat betekenen voor het voldoen aan de re-integratieverplichtingen van het UWV bij een WIA-keuring. Hoe gaat een verzekeringsarts bepalen of en in welke mate een medewerker arbeidsongeschikt is? En wat gaan de gevolgen zijn van het uitstellen van expertises, arbeidsdeskundige onderzoeken en tweede spoor trajecten? Indien er meer duidelijkheid over voorgaande vragen is, lichten wij jullie graag in.

Inmiddels heeft de NVAB in officiële berichtgeving geadviseerd om spreekuurcontacten zoveel mogelijk te vermijden waarbij er sprake is van één-op-één contact is en deze om te zetten naar een telefonisch spreekuur of andere vormen van contact op afstand in ieder geval tot 6 april; zie persbericht NVAB. (Toegevoegd 18 maart, 13.00)

Algemeen advies

Wat wij wel willen aanraden is om zo uitgebreid mogelijk vast te leggen waarom bijvoorbeeld een arbeidsdeskundig onderzoek later plaats vindt. Beschrijf daarnaast in de eigen dossiers wanneer de aanvraag gedaan is en wanneer het gesprek zou plaats vinden. Noteer ook dat dit mogelijk wegens COVID-19 en de RIVM maatregelen daterende van 15 maart 2020 tot nader bericht is opgeschoven. Voor meer actuele informatie over de inzet van arbeidsdeskundigen zie deze link. (Toegevoegd 17 maart, 10.00).

Let op! Blijf rekening houden met de privacy wetgeving bij alle zaken die je  in de verzuimbegeleiding vastlegt.  Het advies is om zoveel mogelijk de huidige procesgang voort te zetten en de situatie zo praktisch mogelijk te benaderen. De AVG stelt werkgevers en volksgezondheidsautoriteiten in staat om persoonsgegevens te verwerken tijdens epidemieën. Dit mag zonder toestemming van de betrokkene te verkrijgen. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor werkgevers of om redenen van algemeen belang. (Toegevoegd 17 maart 14.30, vrij vertaald van EDPB) 

Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)

De regeling Werktijdverkorting (WTV) is per direct vervallen en wordt vervangen door het Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW).  WTV kan niet meer aangevraagd worden en als er nog een aanvraag liep, wordt deze omgezet in een aanvraag voor NOW. Zowel medewerkers met een vast als flexibel contract kunnen door dit Noodfonds gewoon doorbetaald worden. Werkgever moet zich eraan committeren niemand om bedrijfseconomische redenen te ontslaan. 

Voorwaarde voor toekenning van het NOW is dat de organisatie de komende periode tenminste 20% omzetverlies moet hebben. De hoogte van de tegemoetkoming in de loonkosten is afhankelijk van de terugval in omzet, maar is maximaal 90% van de loonsom. Op basis van uw aanvraag zal UWV een voorschot verstrekken ter hoogte van 80% van de verwachte tegemoetkoming. Achteraf wordt vastgesteld wat de werkelijke daling in de omzet is geweest. Nog niet alles is duidelijk over deze nieuwe regeling, dus zie voor meer informatie deze pagina van de Rijksoverheid. (Toegevoegd 18 maart, 9.00)

Kennisnieuwsbrief ‘Corona en bedrijfsgezondheidsbeleid’

Vanuit verschillende beroepsgroepen en brancheverenigingen die te maken hebben met het onderwerp “arbo en verzuim’’ is er een kennisbrief opgesteld met veel gestelde vragen rondom het COVID-19 virus. (Toegevoegd 23 maart, 15.00)

Verzuim Helpdesk

Is er een behoefte om verder te sparren met een van onze verzuimadviseurs? Of ligt er een behoefte om extra ondersteuning te hebben bij het uitvoeren van de verzuimbegeleiding? Neem voor meer informatie vrijblijvend contact op met Jolan Schreuder via mail of via 06 22895997

Let op: wij zijn geen COVID-19 experts, maar kunnen zoveel mogelijk ondersteunen bij vragen omtrent inzetbaarheid.

Preventief verzuimmanagement: Gedragsmodel 3.0

Het Gedragsmodel 3.0 gaat er vanuit dat de medewerker steeds meer zelf in regie komt. Een trend die al bij veel organisaties is ingezet doormiddel van empowerment en zelforganisatie. De medewerker komt dus veel meer centraal te staan als het gaat om kennis, vaardigheden en verantwoordelijkheid in het kader van inzetbaarheid, het (voorkomen van) verzuim en bijbehorend gedrag.

Verzuim is gedrag

Verzuim lijkt zo’n simpel begrip. Een medewerker verzuimt van zijn werk omdat hij ziek is, en zodra hij beter is, komt hij weer werken.  Maar zo simpel is het in de praktijk niet. Niet elke aandoening of klacht leidt bij elke medewerker tot verzuim. Uit de cijfers van het CBS kunnen we zelfs opmaken dat het overgrote deel van de mensen die aandoeningen heeft en klachten ervaart, gewoon aan het werk is. Dit is ook wat artsen concluderen in de spreekkamers. De ene patiënt blijft werken, terwijl een ander met dezelfde aandoening of klacht verzuimt.

Verzuim wordt blijkbaar door veel meer bepaald dan ziekte alleen. Het is vaak een resultaat van allerlei persoonlijke overwegingen. Maar ook het gedrag van de leidinggevende speelt een rol. Als de leidinggevende niets doet met de (non)-verbale signalen die zijn medewerker afgeeft waaruit blijkt dat hem/haar ergens mee zit, dan is de kans groot dat deze medewerker binnenkort zal gaan verzuimen. Dus ook het gedrag van de leidinggevende – niet ingrijpen – leidt in dit geval tot verzuim. Het gegeven dat verzuim wordt bepaald door gedrag en dus preventief beïnvloedbaar is, vormt de basis van onze visie op verzuim. De mate waarin u dit wel of niet passend wenst te beïnvloeden bepaald de organisatie uiteraard zelf.

Verzuim is beïnvloedbaar

De zogenaamde zelfdeterminatietheorie van Edward Deci en Richard Ryan is een goed voorbeeld uit de wetenschap waaruit kan worden afgeleid dat verzuim te beïnvloeden is.  Zij stellen dat een mens drie psychologische basisbehoeften heeft : de behoefte aan autonomie, de behoefte aan sociale verbondenheid en de behoefte aan competentie.

  • Autonomie leidt tot een lager verzuim      
    Bij autonomie kunnen medewerkers alleen maar optimaal functioneren wanneer ze intrinsiek gemotiveerd zijn voor hun werk, en daarbij de ruimte krijgen om zelf keuzes te maken. Wie de ruimte krijgt om zelf te bepalen wat de beste manier van werken is, ervaart meer werkplezier, presteert beter en is minder snel geneigd te verzuimen.
  • Verbondenheid en goede relaties voorkomen en/of beperken het verzuim

Mensen hebben ook behoefte aan positieve relaties met andere mensen en is dit tevens een belangrijke voorwaarde voor medewerkers om goed te kunnen functioneren. Hoe meer verbonden een medewerker zich voelt met zijn werk en zijn werkgever, des te minder snel hij geneigd zal zijn om de keuze voor verzuim te maken.

  • Wie zich competent voelt, verzuimt minder

Mensen willen het gevoel hebben dat ze beschikken over waardevolle competenties en willen de kans krijgen hun competenties in te zetten en te ontwikkelen om goede prestaties te kunnen leveren. Wie zich competent voelt, is blijer, zit beter in zijn vel, voelt zich energieker en zal niet zo snel verzuimen.

Verzuimgedrag verschilt per organisatie

Op basis van het hiervoor genoemde blijkt niet alleen dat mensen verschillend omgaan met verzuim en het voorkomen van verzuim, maar dat er ook op organisatieniveau grote verschillen zijn. Daarnaast geeft dit aan dat de nadruk bij optimaal ‘verzuimmanagement’ niet zozeer ligt bij het verzuim zelf, maar met name aan de ‘voorkant’ van het verzuim. De dialoog tussen medewerker en leidinggevende over de eerdergenoemde balans en de van daaruit gemaakte afspraken speelt daarbij de hoofdrol. Er is namelijk geen krachtiger managementinstrument te bedenken dan een gesprek dat een leidinggevende voert met zijn/haar medewerker. Leidinggevenden die de managementstijl warme zakelijkheid of coachend leiderschap hanteren met een motiverende gesprekstechniek zijn beter in het voorkomen van verzuim en beter in het helpen re-integreren van medewerkers en hebben meer oog voor de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

De markt van arbodienstverlening is volwassener geworden maar niet minder complex

In deze afsluitende blog kijken we naar de toekomst. Er is veel veranderd de afgelopen jaren met grote impact op de markt: maar hoe ziet de toekomst eruit? Nog steeds is er beweging. Toekomstige stelselwijzigingen op basis van het pensioenakkoord, een verplichte verzekering voor ZZP’ers en de plannen voor een basisverzekering voor arbeidsongeschiktheid kunnen aan de ontwikkelingen worden toegevoegd. De verwachting is dat Minister Koolmees in 2020 en daarna met een aantal aanpassingen in de wet zal komen in het verlengde van de wet “Arbeidsmarkt in Balans”. De vergrijzing en de toename van het verzuimrisico in een aantal sectoren zet de premies van verzuimverzekeringen onder druk en ook het eigen-risico-dragen wordt duurder. De behoefte om meer te investeren in duurzame inzetbaarheid neemt toe en een aantal grote verzekeraars zijn nu drijvende kracht achter de huidige consolidatie/overname golf onder arbodienstverleners. Verzekeraars zien de noodzaak tot schadelastbeheersing en doen opnieuw een poging de verzuimketen te beheersen door overnames. Daarnaast zullen de bestaande marktbewegingen verdere invloed hebben op de dienstverlening, zoals het aanzwellende bedrijfsartsentekort en de daaraan gekoppelde tariefstijgingen en de verdere hantering van taakdelegatie. Aan deze ontwikkelingen zitten positieve en negatieve kanten, maar ook afbreuk risico’s door privacy-wetgeving en verdere juridisering van de dienstverlening. Samenvattend kunnen we zeggen dat de markt van arbodienstverlening volwassener is geworden, maar niet minder complex.

De impact van het inkoopproces

In blog 2 van deze serie over de ontwikkelingen in de arbowereld lieten we al zien dat er grote bedrijfsartsen schaarste is. Dit heeft grote impact op hoe bedrijven arbodienstverlening kunnen inkopen. In tegenstelling tot het verleden zijn arbodienstverleners minder gericht op omzet maximalisatie maar eerder op rendement. Hierdoor maken zij andere keuzes en stoten onrendabele contracten af. Grote opdrachtgevers in overheid en bedrijfsleven zien mede als gevolg hiervan het animo voor grote aanbestedingen teruglopen. Hieraan is een groot risico verbonden doordat bij sommige aanbestedingen de kwalitatief goede aanbieders afhaken. Om zich tegen dit risico te wapenen gaan sommige organisaties over tot een andere aanbestedingsstrategie door meer percelen te creëren, en/of door meer aanbieders in een raamovereenkomst op te nemen. Dit heeft twee voordelen:

– Er is meer zicht op kwaliteit

– Er is maatwerk per organisatieonderdeel

Echter, het nadeel is dat het meer vergt van de organisatie zelf in termen van regievoering en deskundigheid. Bij gebrek hieraan kunnen organisaties kiezen voor ondersteuning bij contractmanagement door in deze markt gespecialiseerde adviesbureaus. Samenvattend kunnen we zeggen dat de markt van arbodienstverlening geen kopersmarkt is, maar een aanbiedersmarkt. Het is als koper van groot belang te snappen welke dynamieken er spelen en wat de eigen organisatie specifiek nodig heeft. Zodat men niet bedolven wordt onder de complexiteiten van de markt.