Cultuuromslag Stichting Ronduit Onderwijs

“Ik zie het niet als verzuimtraject, maar als een cultuuromslag” – Jan Zijp

Meer dan tien jaar geleden startte Jan Zijp als directeur van Stichting Ronduit Onderwijs, waar het verzuimpercentage al jaren tussen de 8% en 10% lag. Volgens hem had dit merkbaar invloed op de kwaliteit van het onderwijs en kostte het de scholengemeenschap bovendien ruim €200.00,00 aan boetes per jaar. Jan Zijp vertelt: “Toen kwam direct de vraag in me op: hoe kunnen we dit ombuigen?”

Het traject van Falke & Verbaan bij Stichting Ronduit Onderwijs bestond uit een verzuimanalyse waarmee de knelpunten in kaart werden gebracht. Hierna volgde een eendaagse workshop consensusvorming met de (adjunct)directeuren onder leiding van Waldo Falke. “Het verhaal van Waldo sprak me aan, het kon iets op gang brengen in de organisatie. Hij liet zien hoeveel invloed je kunt uitoefenen door je eigen gedrag te veranderen. Als je iets wil veranderen in de lijn, dan kan dat alleen door je eigen gedrag te veranderen. Waldo kon dit versimpelen – geen moeilijke termen als College van Bestuur – hij vroeg: wie is hier de hoogste baas? En die simpelheid, dat spreekt aan”, aldus Jan Zijp.

Aan het einde van de workshop had Stichting Ronduit Onderwijs een plan van aanpak en alle verzuimdoelstellingen voor de hele organisatie geformuleerd. “Na die bijeenkomst waren de (adjunct)directeuren bewust van de aanpak en enthousiast om ermee aan de slag te gaan”. En dat deed men. Een nieuwe arbodienstverlener en bedrijfsarts – passend bij het gedragsmodel – werden geselecteerd en (adjunct)directeuren werden getraind en gecoacht. Het verzuim daalde ruim 3%-punt en de leerkracht- en leerling-tevredenheid nam toe. Jan Zijp vertelt: “Ook de aanspreekcultuur is vergroot, waaronder intervisie tussen de directeuren. Er is een open cultuur, waar ook resultaten besproken worden. Wat we hebben gedaan zie ik niet als een verzuimtraject, ik zie dit als een cultuurverandering. En ik heb het verzuim gebruikt als een motor om die verandering aan zwengelen”.

Estinea verlaagt verzuim

Estinea ondersteunt mensen met een (verstandelijke) beperking in de Achterhoek en Twente. Ruim 800 medewerkers zetten zich dagelijks in voor circa 1.000 cliënten. De professionals werken al vijftien jaar in zelfsturende teams, en hebben een grote mate van zelfstandigheid en verantwoordelijkheid. Ondanks vele inspanningen lukte het Estinea niet om het verzuim van 6,8% te verlagen, waarbij Falke & Verbaan werd gevraagd om hier ondersteuning bij te bieden.

Véronique Schulingkamp, beleidsmedewerker HRM bij Estinea, vertelt over de ervaringen met het traject.

“Onze teams maken zelf afspraken over de ondersteuning die nodig is bij verzuim, bewaken de voortgang, lossen zelfstandig dagelijkse problemen op en verbeteren processen en werkmethoden. Alle aanvullende expertise die de zelfsturende teams hierbij nodig hebben, is in de platte organisatie binnen handbereik. Hierdoor zijn medewerkers in staat om zelf oplossingen te bieden waar de cliënt écht iets aan heeft. Het verzuim bleef echter een probleem wat we niet onder controle kregen, omdat er oorspronkelijk vanuit een medische visie naar verzuim werd gekeken.

Het traject is soepel en snel verlopen. Al na het eerste gesprek met Falke & Verbaan hadden zij een indruk van de situatie binnen Estinea en deden gericht voorstellen om aan de slag te gaan. Hierdoor kon al snel gestart worden met de analyse en aansluitend een passende workshop, waarna wij weer verder konden met de uitvoering. Falke & Verbaan dacht goed mee en gaf tips en voorbeelden waar nodig. De consultants zijn daarnaast deskundig, vriendelijk, behulpzaam en goed bereikbaar.

De kracht van het traject lag onder andere in de workshop consensusvorming. Hier hebben we een eenduidige keuze gemaakt voor het gedragsmodel als basis voor het verzuimbeleid. Daarnaast werden duidelijke en sprekende voorbeelden gegeven om iedereen hierin mee te nemen, en werden kritische vragen gesteld door de trainers. Afsluitend hebben we een plan van aanpak opgesteld. Dit heeft ons geholpen om direct te starten met de uitvoering. We merken dat er inmiddels een omslag is gemaakt richting het denken in mogelijkheden om te werken. Het plan van aanpak is inmiddels volledig uitgevoerd en het verzuimpercentage daalt in de richting van de gestelde target, en is inmiddels beland op 4,4%!”

Meer handen aan het bed bij Beweging 3.0

Beweging 3.0 biedt een breed scala aan activiteiten aan op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Er zijn ruim 3000 medewerkers werkzaam. In 2011 heeft de organisatie de hulp van Falke & Verbaan ingeroepen om het verzuim, destijds 7,1%, te reduceren. Inmiddels is het voortschrijdend verzuim 5,1%. Eind 2014 wil Beweging 3.0 het gestelde target van 4,7% realiseren.

Anoeska Uyleman, coördinator Arbo & Preventie binnen Beweging 3.0 vertelt meer.

Voorafgaand aan het traject werd binnen onze organisatie al enige tijd veel aandacht besteed aan verzuim, maar dit leidde niet tot het gewenste effect. Na het maken van een verzuimanalyse werd ons duidelijk dat een eenduidige visie op verzuim ontbrak. Hierdoor bestond er geen synergie in de acties die werden ondernomen om het verzuim te reduceren en ontbrak het aan resultaatgericht verzuimmanagement. Leidinggevenden werden onvoldoende aangesproken vanuit de hogere managementlagen op (niet) behaalde resultaten, dan wel een stijgend verzuim.

De kick-off door Waldo was een belangrijke eerste stap richting resultaatgericht verzuimmanagement. Alle actoren, waaronder de directieleden, waren na deze bijeenkomst beter in staat om een eenduidige visie uit te dragen richting alle leidinggevenden en medewerkers. Duidelijkheid vanuit de directie is van belang als je ruim 3000 medewerkers wilt meenemen in dezelfde visie.

Bij de start van het traject werd binnen een aantal organisatieonderdelen al volgens het gedragsmodel gewerkt. Binnen onze organisatie was het vooral van belang dat deze visie door alle leidinggevenden en medewerkers gedragen zou gaan worden. Alle leidinggevenden zijn met behulp van Falke & Verbaan opgeleid, zodat zij (nog meer) bekwaam zouden worden om volgens deze visie te werken. Op advies van Falke & Verbaan is er ook een procesgroep aangesteld. Deze zorgt er onder andere voor dat de preventieve kant van het verzuimmanagement levendig wordt gehouden. Daarnaast blijven we door middel van intervisiesessies actief reflecteren op ons eigen handelen. Gaandeweg kunnen we steeds verder gaan verfijnen.

Het traject heeft duidelijke resultaten opgeleverd. Behalve een forse daling in het verzuim, zie je de invloed op de werkvloer. Minder verzuim betekent voor onze organisatie letterlijk meer handen aan het bed. Dit heeft positieve effecten op ervaren werkdruk en werksfeer. Er is nog meer winst te behalen, maar er is absoluut een gezonde cultuurverandering gaande!”

Bevorderen van de veiligheid op de werkvloer bij jeugdzorgorganisatie Parlan

Jeugdzorgorganisatie Parlan heeft circa 750 medewerkers in dienst. Het bevorderen van de veiligheid op de werkvloer en daarmee het verbeteren van de dienstverlening, vormde in 2013 een belangrijke doelstelling voor de organisatie. Parlan benaderde Falke & Verbaan met het verzoek om ondersteuning te bieden bij het realiseren van deze doelstellingen.

Paul Kramer, Arbo-adviseur bij Parlan, vertelt over het traject dat uit de adviesvraag is voortgekomen.

“Binnen én buiten de zorg wordt steeds meer waarde gehecht aan veilig werken. Binnen de zorg zijn incidenten of lastige situaties bij contact met (ouders van) cliënten, niet altijd te voorkomen. De vraag is daarom hoe je er op een goede wijze mee om kan gaan. Om deze vraag te beantwoorden hebben we in samenwerking met Falke & Verbaan een training opgesteld voor leidinggevenden en gedragswetenschappers in onze organisatie.

De kracht van deze trainingen lag verscholen in het feit dat ze volledig op maat gemaakt waren, waardoor we onze doelstelling efficiënt konden realiseren. Bij de vormgeving van het traject, heeft Falke & Verbaan duidelijk met ons meegedacht. Het was een bundeling van onze ervaringen uit de praktijk en de kennis, expertise en professionaliteit van de consultant en de trainster.

Tijdens de training konden de deelnemers zelf casuïstiek inbrengen. De trainster zorgde ervoor dat we de rode draad bleven volgen en we niet verzandden in details. Het bleef daardoor heel doelgericht. Het interactieve karakter van de trainingen was echt een meerwaarde. Deelnemers durfden openheid van zaken te geven, ook wanneer hun invalshoeken verschilden. Dat was soms confronterend, maar daardoor zeer leerzaam.

Het resultaat van het traject is dat de taak- en rolverdeling van leidinggevenden en gedragswetenschappers in onze organisatie nu helder is. Meldingen worden sneller opgepakt. Bovendien wordt nu meer één lijn getrokken in de wijze van handelen bij (meldingen van) incidenten. Voordat de trainingen plaatsvonden bleven incidenten soms doormodderen. Het was dan een beetje pappen en nathouden. Nu durven onze leidinggevenden en gedragswetenschappers echt een statement te maken.”

Cultuurverandering bij jeugdzorgorganisatie Juvent

Juvent is een jeugdzorgorganisatie met ruim 500 medewerkers. In 2012 was het verzuim bij Juvent 2% hoger dan het gemiddelde branchecijfer van de jeugdzorg. Medewerkers binnen Juvent maakten gemiddeld genomen, veel vaker én veel langer de keuze om thuis te blijven dan gebruikelijk is in Nederland en de branche. Falke & Verbaan werd ingeschakeld om het verzuim terug te dringen en de verzuimcultuur aan te pakken.

Emmy van den Broeke, personeelsadviseur van Juvent, vertelt over haar ervaringen met het adviestraject van Falke & Verbaan:

“Op een prettige, niet-belerende wijze wordt je een spiegel voorgehouden door Falke & Verbaan. Een training met humor waarin je leert wat je anders kunt doen. En met een verrassend resultaat. Het verzuim is boven verwachting gedaald! We zitten zelfs onder de gestelde doelstelling (4,5% in 2013).

Leidinggevenden gingen gelijk aan de slag met wat ze geleerd hadden. Voor medewerkers was het nog wel even wennen. Soms lag de verantwoordelijkheid voor verzuim nog teveel bij de leidinggevende. Het werd duidelijk dat ons verzuimbeleid herschreven moest worden. Tijdens de trainingen hebben we samen onze visie op verzuim ontwikkeld.

Het traject heeft leidinggevenden een aantal inzichten opgeleverd die ook worden gebruikt bij reguliere (functionerings)gesprekken met medewerkers. Het gaat dan bijvoorbeeld om de vraag ´bij wie zit de aap op zijn schouder?´ en ´wiens probleem is het nu eigenlijk?´

Het traject van Falke & Verbaan is door alle deelnemers als zeer positief ervaren. Sommige leidinggevenden vonden de kick off door Waldo Falke ‘schokkend’ maar tegelijk ook herkenbaar. Ook de samenwerking tussen Juvent en Falke & Verbaan ging soepel. Er was voldoende ruimte voor onze eigen ideeën en wensen, ook wat betreft de vervolgtrainingen.”