Sevagram: een effectieve verzuimaanpak begint met een heldere visie

‘We zijn zakelijk in onze verzuimbenadering, maar verliezen de warme kant niet’

“Falke & Verbaan heeft ons goed op gang geholpen, nu moeten we de zijwieltjes van de fiets halen en zelf gaan fietsen.” Personeelsadviseur Eric Schoenmakers vertelt hoe bij zorgorganisatie Sevagram wordt gewerkt aan verlaging van het verzuim. “We weten nu dat een effectieve verzuimaanpak begint met een heldere visie.”

Al enige tijd oriënteerde Eric Schoenmakers en zijn collega’s zich op de mogelijkheden het stijgende verzuim binnen Sevagram een halt toe te roepen. De consultant van Falke & Verbaan kon helder maken dat wij pas met echt iets zouden bereiken als we om te beginnen onze visie op verzuim eens goed onder de loep zouden leggen. Falke &Verbaan werd ingeschakeld om met het MT van Sevagram de visie te herijken en ‘de neuzen dezelfde richting op te zetten’.

De warme kant

Het MT stond volledig achter de visie, waarin de term ‘warme zakelijkheid’ een hoofdrol speelde. Daarmee ontstond een solide basis om de visie af te laten dalen in de organisatie. Falke & Verbaan verzorgde de scholingsprogramma’s voor leidinggevenden, als aanzet voor een heuse cultuurverandering. Eric Schoenmakers: “De grootste verandering is dat we het niet meer hebben over ziek zijn, maar kijken naar wat iemand nog wél kan. We zijn zakelijk in onze verzuimbenadering, maar verliezen de warme kant niet. Het is nu gewoon duidelijk wat we van elkaar kunnen verwachten.”

Damage Control

Inmiddels is ook het verzuimprotocol herschreven en is Sevagram volop bezig om het cultuurveranderingsproces te doorlopen. Falke & Verbaan ondersteunt bij een kritische revisie van langdurige verzuimdossiers met inzet van het programma ‘Damage Control’. “Door kritisch te kijken, kunnen we een nieuw licht werpen op deze dossiers”, aldus Eric. “Ook hiervoor geldt dat ‘warme zakelijkheid’ leading is en dat we focussen op mogelijkheden in plaats van beperkingen.”

Maatwerk

Inmiddels neemt het verzuim bij Sevagram volgens Eric Schoenmaker af. “Het feit dat we het gesprek aangaan over verzuim, is voor ons al een enorme winst. Falke & Verbaan heeft ons geen standaardoplossing verkocht, maar maatwerk geleverd op basis van onze visie en met feeling voor onze branche. Nu pakken we zelf verder door, en onze consultant van Falke & Verbaan blijft vanaf de zijlijn betrokken als backup en ondersteuning, als sparringpartner.”

 

Onderzoek Duurzame Inzetbaarheid bij basisscholen

Margreeth de Bruijn, P&O adviseur van SPCO Groene Hart vertelt over hoe zij de samenwerking met Falke & Verbaan heeft ervaren tijdens het onderzoek naar Duurzame Inzetbaarheid bij de 13 basisscholen van stichting SPCO Groene Hart.

 

“In ons medewerkerstevredenheidonderzoek kwam het aspect werkdruk hoog (te hoog) naar voren. Voor ons een belangrijke aanleiding om aan de slag te gaan met de duurzame inzetbaarheid van medewerkers binnen onze stichting. Een aantal interventies hadden we, in samenwerking met een aantal leraren en (adjunct-)directeuren, al ingezet. Onder andere rondom onze nieuwe cao. We waren nieuwsgierig naar de effecten hiervan. En daarbij wisten we dat we er met deze interventies nog lang niet waren. Dit onderwerp vroeg om een bredere en grondige aanpak. Een goede aanleiding om de subsidie aan te vragen, bleek, want een toekenning volgde.”

 

Maar waar begin je dan?
Wij hebben allereerst in het traject twee onderdelen onderscheiden: evaluatie van de beleidskeuzes rondom de nieuwe cao en daarop aansluitend een grondige analyse naar de duurzame inzetbaarheid van de medewerkers werkzaam voor onze stichting. Beiden wilden we met het oog op objectiviteit en kwaliteit niet volledig zelf uitvoeren. Daarbij vonden we het echter wel belangrijk dat het gedragen werd binnen de stichting. Om dit te bereiken hebben Larissa Kras en Farzana Iqbal van Falke & Verbaan in samenwerking met onze werkgroep, bestaande uit leraren en (adjunct-directeuren), HR-adviseur en voorzitter College van Bestuur vormgegeven aan dit project. Het onderzoek bestond uit een organisatiebrede vragenlijst en zo’n 30 diepte- interviews met medewerkers in verschillende functies.

Dit heeft geresulteerd in een uitgebreid en goed onderbouwde analyse van waar wij als organisatie staan als we het hebben over duurzame inzetbaarheid aangevuld met een aantal aanbevelingen. We zijn er dus nog niet, maar we weten wel waar we ons bij de verdere uitwerking op moeten richten. Juist bij zo’n veelomvattend onderwerp is het prettig om vanuit de inhoud een aantal kernpunten te kunnen benoemen, passend bij onze organisatie.

 

In het nieuwe schooljaar gaan we dan ook verder met interventies omtrent duurzame inzetbaarheid. Hoe dit er uit gaat zien, weten we nog niet precies, maar de eerste verkennende werksessie met Larissa en Farzana was inspirerend.

De samenwerking met Falke & Verbaan was/is prettig. Larissa en Farzana zijn professioneel, hebben kennis van zaken, de lijnen zijn kort en het is prettig te ‘sparren’ en zo elkaars beelden en opvattingen te scherpen en elkaar te inspireren.”

 

ESF Subsidie Duurzame Inzetbaarheid
Larissa Kras, consultant bij Falke & Verbaan: “Bij SPCO Groene Hart hebben we een uitgebreid onderzoek kunnen doen naar de inzetbaarheid van medewerkers op de lange termijn en de knelpunten die zij daarin ervaren. Dit dankzij de bijdrage uit het ESF Subsidiefonds. Wij hebben een thema wat er bij de organisatie speelt – werkdruk – kunnen plaatsen in een breder perspectief, namelijk de inzetbaarheid van medewerkers op de lange termijn. Hiermee gaf het onderzoek aangrijpingspunten waar de stichting direct mee aan de slag kan en biedt het tevens perspectief om zaken die op de langere termijn kunnen gaan spelen nu al positief te beïnvloeden. Het leuke van dit onderzoek is dat we het echt met elkaar gedaan hebben. We werden onderdeel van de werkgroep en hebben onze kennis en expertise kunnen integreren in de kennis en ervaring van de werkgroepleden en het bestuur. Zo hebben we ook samen de aanvraag gedaan, hetgeen resulteerde in een toekenning van 50% van de kosten.

Dit najaar zal er, net als in 2014 en 2015, een bedrag beschikbaar komen waar individuele organisaties een beroep kunnen doen op een subsidie bedrag ter bevordering van de duurzame inzetbaarheid van hun medewerkers. Het resultaat van SPCO Groene Hart laat zien dat organisaties echt verder kunnen komen. De subsidie geeft net dat duwtje in de rug om er niet later, maar nu te gaan starten met het investeren in de inzetbaarheid van medewerkers op de langere termijn.”

U leest hier meer informatie over de ESF Subsidieaanvraag.

Leidinggevenden Evean pakken verzuim aan

‘‘Snelheid en professionaliteit staan binnen Falke & Verbaan bovenaan, en dat wordt gewaardeerd”– Rob van Benthem – Evean

De heer van Benthem werkt al ruim 18 jaar bij Evean, in de laatste jaren in de rol van verzuimadviseur/casemanager. Als één van de eerste organisaties in Nederland hebben zij besloten om de medewerkers zelf te gaan begeleiden op het gebied van verzuim om zo het verzuimpercentage naar beneden te krijgen. “Wanneer je kijkt naar de zorgsector, zie je dat heel veel leidinggevenden toch op de stoel van de dokter gaan zitten, het pamper gehalte was toen heel hoog. Ook waren er een aantal jaren geleden nog voldoende  financiële middelen om het langdurig verzuim op te vangen, er was toen geen noodzaak om het verzuim naar beneden te krijgen, dit was één van de redenen dat het verzuim zo hoog was.

“Op een gegeven moment hebben we contact gezocht met Falke & Verbaan en zij hebben toen veel van onze leidinggevenden getraind. Tegenwoordig kijken we heel erg wat de medewerker nog wél kan, in plaats van wat de medewerker niet kan. In de trainingen van Falke & Verbaan werd gewerkt met acteurs, waarin leidinggevenden aan den lijve ondervonden hoe het is om de rol van de medewerker en vice versa te zitten.” En dat is volgens Van Benthem goud waard.

Inmiddels werkt Evean ook samen met Immediator. “De bedrijfsartsen die wij in huis hebben van Immediator zijn heel professioneel. Eén ervan is ook verzekeringsarts en doet een rechtenstudie, dus dat is hele nuttige kennis om in huis te hebben. Ik verwacht dan ook dat het ons binnen drie jaar lukt om het verzuim onder de 5% te krijgen.” Tot slot zegt Rob van Benthem: “Het fijne aan Falke & Verbaan en Immediator vind ik dat het laagdrempelig is. Als ik een probleem heb, dan zoek ik het contact op en dan weet ik van te voren dat er heel snel op geanticipeerd wordt en dat ik gewoon goed  geholpen word op een heel professionele manier. Dat vind ik zeker een kracht van de Falke & Verbaan Groep.”

 

ZorgInstituut Nederland (ZIN): mensen gaan het gesprek aan.

Een van de speerpunten van het eerder ingezette MD traject was regie en coachend leiderschap. “Ik vond het Eigen Regiemodel (m.b.t. de arbodienstverlening) interessant en dat paste perfect bij het MD traject” vertelt Nicolette Jaspers, HR-adviseur bij ZorgInstituut Nederland (ZIN), “alleen gaat het niet om de afdeling P&O, maar om de mensen die het moeten gaan doen. Hoe creëer je daar draagvlak?”.

Om dit te bewerkstelligen heeft Falke & Verbaan ZIN allereerst ondersteund bij de koersbepaling m.b.t. de visie op verzuim en arbodienstverlening, middels een eendaagse workshop consensusvorming met een afvaardiging van leidinggevenden en de Raad van Bestuur. Vervolgens is een werkgroep, onder begeleiding van een consultant van Falke & Verbaan, samengesteld om een arbodienstverlener te selecteren passend bij dit model.

Hierover vertelt Nicolette: “Tessa heeft ons een hoop werk uit handen genomen. Als HR-adviseur doe je dit traject naast al je andere werk. Tessa heeft ons goed achter de broek aangezeten en zorgde ervoor dat de vaart erin bleef. Ik kan wel zeggen dat het zonder Tessa niet gelukt was met de snelheid en kwaliteit die we nu hebben”.

Hoewel het traject nog niet volledig is afgerond, begint het verzuimpercentage te dalen en zit ZIN onder het streefcijfer wat ze voor dit jaar gesteld hebben. Bovendien heeft het traject volgens Nicolette ook effect gehad op organisatiecultuur. “Je ziet dat mensen het gesprek nu met elkaar aangaan. Op alle niveaus is dit zichtbaar. Ik denk dat mensen elkaar nu durven aan te spreken, heel voorzichtig, maar het is wel bespreekbaar geworden”.

Cultuuromslag Stichting Ronduit Onderwijs

“Ik zie het niet als verzuimtraject, maar als een cultuuromslag” – Jan Zijp

Meer dan tien jaar geleden startte Jan Zijp als directeur van Stichting Ronduit Onderwijs, waar het verzuimpercentage al jaren tussen de 8% en 10% lag. Volgens hem had dit merkbaar invloed op de kwaliteit van het onderwijs en kostte het de scholengemeenschap bovendien ruim €200.00,00 aan boetes per jaar. Jan Zijp vertelt: “Toen kwam direct de vraag in me op: hoe kunnen we dit ombuigen?”

Het traject van Falke & Verbaan bij Stichting Ronduit Onderwijs bestond uit een verzuimanalyse waarmee de knelpunten in kaart werden gebracht. Hierna volgde een eendaagse workshop consensusvorming met de (adjunct)directeuren onder leiding van Waldo Falke. “Het verhaal van Waldo sprak me aan, het kon iets op gang brengen in de organisatie. Hij liet zien hoeveel invloed je kunt uitoefenen door je eigen gedrag te veranderen. Als je iets wil veranderen in de lijn, dan kan dat alleen door je eigen gedrag te veranderen. Waldo kon dit versimpelen – geen moeilijke termen als College van Bestuur – hij vroeg: wie is hier de hoogste baas? En die simpelheid, dat spreekt aan”, aldus Jan Zijp.

Aan het einde van de workshop had Stichting Ronduit Onderwijs een plan van aanpak en alle verzuimdoelstellingen voor de hele organisatie geformuleerd. “Na die bijeenkomst waren de (adjunct)directeuren bewust van de aanpak en enthousiast om ermee aan de slag te gaan”. En dat deed men. Een nieuwe arbodienstverlener en bedrijfsarts – passend bij het gedragsmodel – werden geselecteerd en (adjunct)directeuren werden getraind en gecoacht. Het verzuim daalde ruim 3%-punt en de leerkracht- en leerling-tevredenheid nam toe. Jan Zijp vertelt: “Ook de aanspreekcultuur is vergroot, waaronder intervisie tussen de directeuren. Er is een open cultuur, waar ook resultaten besproken worden. Wat we hebben gedaan zie ik niet als een verzuimtraject, ik zie dit als een cultuurverandering. En ik heb het verzuim gebruikt als een motor om die verandering aan zwengelen”.