Nieuws

Prinsenstichting: verzuimaanpak 2010 beste uit de branche

Dit artikel is geschreven op 28-2-11

De Prinsenstichting is een zorginstelling voor mensen met een (verstandelijke) beperking in de regio Zaanstreek-Waterland. Binnen de Prinsenstichting zijn ca. 1100 medewerkers werkzaam.
De organisatie maakt onderdeel uit van Stichting De Opbouw.

In 2010 is bij de Prinsenstichting het verzuim spectaculair gedaald. De organisatie heeft door deze goede performance op het gebied van verzuim onlangs een Vernet Health Ranking van 9,8 behaald en kan zich met de besten uit de branche meten!

Het verzuim in 2009
In 2009 lag het verzuim van de Prinsenstichting op een hoog niveau: bij de start van het traject in september 2009 lag het verzuim op 7,6 % (voortschrijdend) (ter vergelijking Nederland 4,3 %, Branche Gehandicaptenzorg 6,2 % ). De meldingsfrequentie van de Prinsenstichting totaal lag op 1,2 (ter vergelijking Nederland 1,0, Branche Gehandicaptenzorg 1,8).

Binnen de verschillende organisatieonderdelen waren behoorlijk grote verschillen zichtbaar. Dit gold voor zowel het verzuimpercentage als de verzuimfrequentie. Op basis van bovenstaande cijfers werd duidelijk dat het verzuim grotendeels veroorzaakt werd door het langdurig verzuim: medewerkers van de Prinsenstichting verzuimden gemiddeld langer dan gebruikelijk binnen de branche en Nederland. Daarnaast verzuimde men ook vaker dan het landelijk gemiddelde.

Integraal Verzuimmanagement traject
In samenwerking met Falke & Verbaan is een traject ingezet om een structurele reductie van het verzuim te realiseren. Naast de verzuimreductie had de Prinsenstichting de doelstelling om zo snel mogelijk zelfstandig het verzuim op het gewenste niveau te kunnen managen.

De trajecten van Falke & Verbaan zijn erop gericht om bij leidinggevenden en management activiteiten en vaardigheden te ontwikkelen om het verzuim(keuze)gedrag bij medewerkers te beïnvloeden. De ervaring is dat het daarbij vooral gaat om een cultuurverandering.

De manier waarop medewerkers zich binnen een organisatie gedragen, heeft invloed op de inzetbaarheid en productiviteit van het totaal. Daarmee beïnvloedt gedrag van mensen direct het resultaat van een organisatie. Optimale inzetbaarheid en productiviteit hangt af van onder andere de aansturing vanuit het hoger management, goede afspraken met de bedrijfsarts/arbodienst, actuele verzuimcijfers, een passend verzuimprotocol en toerusting van de leidinggevenden en P&O.

Quick Scan
Om inzicht krijgen in de huidige situatie binnen de Prinsenstichting is eerst een Quick Scan uitgevoerd: het bestuderen van de verzuimgegevens en een aantal interviews. Gekeken is naar de visie op verzuim, de verzuimcultuur, de verzuimcijfers, de procedures, de taken en verantwoordelijkheden, de rol van de leidinggevenden en teamcoördinatoren en de samenwerking met de bedrijfsarts.

Consensusvorming
De bevindingen uit de Quick Scan bespraken we vervolgens in een bijeenkomst met de sleutelfiguren op het gebied van verzuim: de directeur, de overige MT leden, P&O, een vertegenwoordiger vanuit de OR, de bedrijfsarts en aanvullend (een vertegenwoordiging van) de projectgroep. In deze zogenaamde consensusbijeenkomst staat centraal: het ontwikkelen van een gemeenschappelijke visie op de oorzaken van het verzuim, de gewenste aanpak van het verzuim en de vormgeving van de arbodienstverlening. Tijdens deze bijeenkomst zijn afspraken en van daaruit activiteiten ondernomen met betrekking tot knelpunten en randvoorwaarden die een daling van het verzuim in de weg stonden. Een van deze randvoorwaarden was deskundigheidsbevordering van het leidinggevend kader.
 
Training (direct) leidinggevenden en teamcoördinatoren
De volgende stap van het traject was het trainen van het totale leidinggevende kader.. Thema’s waren: stijl van leidinggeven; het bewaken van de balans werk en persoon; het creëren van een aanspreekcultuur; de implementatie van beleid; het organisatorische- juridische en financiële kader; integraal management. Daarnaast werd men getraind op: gespreksvaardigheden voor verzuimmanagement aan de hand van eigen casuïstiek; verschillende (gespreks)stijlen in het omgaan met verzuim; oefenen met de stijl van ‘veeleisend helpen’ (combinatie van een lage acceptatie van verzuim met de bereidheid medewerkers te ondersteunen bij het oplossen van achterliggende problematiek).

Daarnaast werden de teamcoördinatoren getraind. Zij zijn formeel niet verantwoordelijk voor de verzuimaanpak, maar ze speelden wel een rol bij de verzuimaanpak binnen de eigen afdeling: het eerste (telefonische) contact tussen medewerker en werkgever, het opvangen van signalen van medewerkers en re-integratie van medewerkers.

Verzuimdaling
Het verzuimpercentage (1e en 2e jaar totaal) was over geheel 2010 uiteindelijk uitgekomen op 3,7 % (branche 6,1 %). De verzuimfrequentie was gedaald naar 1,0 (branche 1,3).
Deze integrale benadering leidde niet alleen tot een verzuimdaling, maar heeft (in)direct invloed gehad op andere aspecten van de interne bedrijfsvoering. Daarnaast levert de daling in verzuim uiteraard een grote kostenbesparing voor de Prinsenstichting op.

Bron: Vernet Health Ranking, Prinsenstichting en Falke & Verbaan