Zelfsturing, bezint eer gij begint… (aflevering 1)

Foto Elzy Verburg

Enige tijd geleden werd ik uitgenodigd voor een teamoverleg bij een zorginstelling.

 

Beste Elzy,
Een van mijn teams is sinds enige tijd ‘officieel’ zelfsturend. Het verzuim stijgt, de sfeer is gelaten en ik krijg er geen beweging in.

Zou je als trainer en coach willen kennismaken en kijken wat er nodig is?

Hartelijke groet,
Locatiemanager

 

Een paar dagen later maakte ik kennis met het team en heb ik (bewust) de open vraag gesteld: “Zelfsturing?, vertel…”. Alle 15 deelnemers geven antwoord op de vraag en een ding valt op; iedereen stelt op een of andere manier de vraag… Moeten we dit nu willen, zelfsturing?

 

Opvallend gedrag
De locatiemanager die bij het teamoverleg aanwezig is begint te wiebelen op haar stoel en begint uit te leggen dat er nu geen weg meer terug is. De organisatie heeft er nu eenmaal voor gekozen.. de reorganisatie is in gang gezet.. het bestuur wil het.. als het aan haar had gelegen was t ook bij het oude gebleven .. zij kan niet direct 200 mensen aansturen.. HR heeft alle randvoorwaarden ingevuld.. ze hebben het handboek voor zelfsturende teams ontvangen en hebben alle informatie die ze nodig hebben.. (en zo verder).
Er volgen hier enkele reacties op: “Ja maar, je kan van ons toch niet verwachten dat wij verzuimgesprekken met elkaar gaan doen?” “Daar zijn we niet voor opgeleid!”, “Als we dan zelfsturend zijn dan mogen we zelf bepalen of en hoe we dingen aanvliegen” en “Ik neem aan dat we ons allemaal heel verantwoordelijk voelen voor ons werk en dat als er iets is met iemand we daar wel uitkomen”.

 

Gedrag en perceptie
Als gedragstrainer vallen mij direct een aantal gedragingen op. Wat zie en hoor ik? Drie praters, vijf mensen die helemaal niets zeggen. Een aantal mensen mompelt af en toe iets en gaat in gesprek met diegene die naast hun zit. Er zijn mensen die recht op en naar voren zitten, anderen hangen achterover en draaien regelmatig hun hoofd weg. De manager praat het luidst en beweegt druk met haar armen.
Ik heb de perceptie dat dit team – ondanks alle argumenten van de manager – verre van zelfsturend is en twijfel of ze dat ooit gaan worden. Ik spreek mijn perceptie uit en er valt een stilte.
Als je zelfsturend bent, wat stuur je dan en waar naar toe?
Het ontbreekt dit team aan een doel en de handvatten om constructief samen te werken. Ik stel voor dat het volgende teamoverleg bovengenoemde vraag centraal staat en het team in consensus tot een gezamenlijk doel (binnen de kaders van de organisatie) komt.

 

Doel Zelfsturing

Doel
Wat is er voor nodig om dit team zelfsturend te laten werken?

  1. Begrijp je waarom er door de werkgever is gekozen voor zelfsturing? Ongeacht of je het er mee eens bent; kun je deze nieuwe werksituatie aanvaarden?
  2. Als je dan zelf stuurt, waar stuur je dan naartoe? Wat is het gezamenlijke doel?
  3. Welke onderwerpen zijn belangrijk om met elkaar te bespreken? Wat heeft sturing nodig?
  4. Hoe doe je dat in de samenwerking met anderen? Wat vraagt dat in gedrag van jezelf en van de anderen?
  5. Welke (gedrags)afspraken maak je op teamniveau?

 

 

Resultaat

Terwijl ik dit schrijf zijn we 2 maanden en 3 teamoverleggen verder. Door zonder oordeel, gedrag bespreekbaar te maken en de teamleden handvatten te geven in de communicatie is de stand van zaken nu:

  • De locatiemanager is niet standaard bij het overleg aanwezig en wordt door het team specifiek op bepaalde onderwerpen uitgenodigd.
  • Er is door het team zelf een lijst met 10 belangrijke onderwerpen opgesteld. In volgorde van belangrijkheid: Verzuim, samenwerking ander team, elkaar aanspreken, opvallende signalen/ gedrag, communicatie onderling, roostering, leerlingen en stagiairs, vakantieperiode/roostering, taakverdeling en oplossen van knelpunten binnen de zelfsturing.

Gemaakte gedragsafspraken

  • We laten elkaar uitspreken tijden het overleg
  • We stellen elkaar vragen en we wachten dan ook het antwoord af
  • We checken bij iedereen of er consensus is.
  • Is een collega niet bij het overleg dan is het de verantwoordelijkheid van die collega om zelf na te vragen wat er is besproken en commitment of consensus uit te spreken.

 

Mijn perceptie nu? Er is binnen het team zeker nog veel te leren op inhoud en de samenwerking, maar ik heb er alle vertrouwen in: Dit team is lerend en stuurt recht op het gezamenlijke organisatie doel af!

 

Elzy Niekus-Verburg
Teamcoach en gedragstrainer voor Falke & Verbaan

 

(De komende weken zullen een aantal van onze consultants en trainers hun ervaringen over zelfsturing en zelfsturende teams met ons delen.)

Geplaatst in Actueel Getagd met

FALKE & VERBAAN Effectieve organisaties sturen op gedrag

Wanneer u gebruikt maakt van deze site, accepteert u onze algemene voorwaarden en Cookie beleid. Teksten beschikbaar onder CC-BY-SA/GFDL | Copyright © 2000 - 2017